Một chuyến du lịch team building diễn ra thành công mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cá nhân tham gia. Tuy nhiên, có một số lưu khi khi lên chương trình team building mà đội nhóm đứng đằng sau cần nắm rõ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn nhất. Đó cũng là chìa khóa giúp các doanh nghiệp ghi dấu ấn tốt đẹp với nhân viên, đối tác cũng như giảm thiểu các tình huống rủi ro và chi phí phát sinh.
Xác định mục đích của chương trình team building
Trước khi lên ý tưởng, xây dựng kịch bản cũng như xác định kinh phí, lưu ý đầu tiên và được cho là cực kỳ quan trọng khi lên một chương trình team building đó là nắm rõ mục đích hướng đến. Trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần xác định rõ những yêu cầu, thông điệp muốn truyền tải.
Cụ thể, mục đích của chuyến team building lần này là gì, là để nhân viên có những phút giây giải tỏa căng thẳng, vui chơi hết mình, là lồng ghép kiến thức đào tạo qua các hoạt động tập thể hay kết nối các thành viên,vv.. Một khi đã đưa ra được mục đích, mong muốn cụ thể, điều đó sẽ phần nào giúp các doanh nghiệp xây dựng được kịch bản phù hợp và ấn tượng.
Đối tượng tham gia team building là ai?
Đây chắc chắn cũng là một trong những lưu ý mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ. Việc xác định cụ thể đối tượng tham gia là ai sẽ giúp họ dễ dàng đi đến các bước sau như xây dựng ý tưởng, lên kịch bản. Hầu như khi nhắc đến team building, nhiều suy nghĩ mặc định đó là chương trình dành cho các bạn trẻ, nhân viên công ty. Tuy nhiên, thực tế thì team building là hoạt động cần thiết cho bất kỳ nhóm, tổ chức nào.
Theo đó, những người tham gia team building có thể là nhóm nhỏ từ 5-10 người, nhóm trung 10-50 người hoặc nhóm lớn vài trăm người. Nắm rõ được đối tượng tham gia là ai, số lượng là bao nhiêu là điều cần thiết để chúng ta có thể dễ dàng đi đến các bước tiếp theo, đó là chọn trò chơi và địa điểm tổ chức. Ví dụ, nếu là team building cho người lớn tuổi nên ưu tiên các hoạt động giải trí, rèn luyện trí nhớ, ngược lại nếu là dành cho các bạn trẻ, nhất là gen Z, cần hướng đến thể lực, có thể lăn xả nhiệt tình.
Thời gian diễn ra chương trình team building là bao lâu?
Thời lượng diễn ra team building cũng là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý, đảm bảo để có sự chuẩn bị tốt cũng như năng lượng dài hơi để có thể theo sát chương trình từ đầu đến cuối. Thông thường, một chương trình team building cơ bản sẽ diễn ra trong khoảng thời gian dao động từ 1 tiếng rưỡi đến 2 tiếng. Tất nhiên, nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan khác như loại hình teambuilding cũng như địa điểm tổ chức.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến thời gian setup chương trình, đó là thời gian để chuẩn bị trước lúc chạy chương trình. Theo đó, các chương trình team building chuyên biệt như hội thao, ngày hội gia đình, mật thư, cuộc chiến sinh tồn hay amazing race sẽ đòi hỏi thời gian setup lâu hơn các team building thông thường.
Địa điểm tổ chức team building ở đâu?
Sau khi lập kế hoạch, lên ý tưởng cụ thể, chúng ta cần bàn tới việc chọn lựa địa điểm diễn ra chương trình team building. Đối với các hoạt động team building cho dân văn phòng, chủ yếu là các trò chơi giải trí đơn giản, không cần vận động nhiều, có thể tổ chức ngay trong phòng họp, sảnh công ty hoặc là sân bãi trống gần đó.
Ngược lại, với các chương trình team building quy mô lớn, đặc biệt là các hoạt động team building kết hợp du lịch, địa điểm được lựa chọn thường là các bãi biển, các khu du lịch, các khu nghỉ dưỡng,vv… Để các hoạt động tập thể được diễn thoải mái, cần có địa điểm đảm bảo sự rộng rãi, có không khí thoáng mát, trong lành. Đặc biệt, những nơi có phong cảnh đẹp, nhiều tiểu cảnh thú vị sẽ khiến mọi người cảm thấy hào hứng, vui vẻ hơn khi tham gia team building.
Ngân sách có thể chi trả cho chuyến team building
Lên kinh phí dự trù là điều mà doanh nghiệp cần thảo luận kỹ lưỡng, bởi nó quyết định đến quy mô, chất lượng của từng chương trình. Khi đó, bản dự trù kinh phí cần sẵn sàng để có thể lên danh sách các hạng mục, lựa chọn dịch vụ để phù hợp hơn với từng mục tiêu và mong muốn cụ thể của từng doanh nghiệp. Một số các khoản chi phí chính bao gồm: vé tham quan, kịch bản, đạo cụ, nhân sự tổ chức, phí thuê địa điểm tổ chức, âm thanh – ánh sáng, chụp ảnh,vv…
Để có thể đưa ra phức phí cụ thể nhất, các doanh nghiệp cần thống nhất được quy mô, số lượng người tham gia cũng như kịch bản chương trình. Nguồn kinh phí sẽ là yếu tố chính quyết định rằng đội nhóm của họ được sử dụng những dịch vụ chất lượng ra sao, chi phí càng cao thì trải nghiệm càng cao. Tất nhiên, ngoài nguồn kinh phí chính, các doanh nghiệp nên tính toán nguồn kinh phí phụ phòng những trường hợp phát sinh.
Các tình huống phát sinh và cách xử lý
Không một doanh nghiệp nào muốn chương trình team building bị gián đoạn hoặc gặp những tình huống phát sinh không đáng có. Tuy nhiên, thực tế vẫn có một số trường hợp, team building đang diễn ra gặp một số các vấn đề không mong muốn, chẳng hạn như thời tiết. Lúc này, các doanh nghiệp cần có các phương án dự phòng, ví dụ như chuyển địa điểm vào trong nhà, thiết kế che dù bạt,vv…
Ngoài ra, một số tình huống phát sinh khác có thể xảy ra như thiếu nhân sự, thiếu đạo cụ, người chơi bị thương, bất đồng giữa các đội,vv… Với những tình huống phát sinh không mong muốn này, doanh nghiệp cần có những phương án cụ thể để chủ động xử lý ngay lập tức, đảm bảo chương trình vẫn tiếp tục và kết thúc một cách tốt đẹp.
Lựa chọn công ty tổ chức team building uy tín
Thông qua các hoạt động, các trò chơi khác nhau, chương trình team building không chỉ giúp các thành viên có những giây phút lăn xả thật thoải mái, tăng tình đoàn kết mà còn xây dựng đội ngũ hiệu quả. Tổ chức team building đang là một xu hướng mới, được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và có sự đầu tư lớn. Đối với các doanh nghiệp, công ty chưa có nhiều kinh nghiệp, họ thường nhờ đến sự hỗ trợ từ các công ty tổ chức team building chuyên nghiệp thay vì tổ chức tự túc.
Các tour du lịch team building trọn gói hiện nay đều được thiết kế hợp lý, hấp dẫn, hỗ trợ 100% từ khâu lên ý tưởng, chọn địa điểm, nhân sự cho đến đạo cụ, âm thanh – ánh sáng, kịch bản,vv… Do đó, khi các doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức team building cho nhân viên, chỉ cần xác định cụ thể số lượng người tham gia, mục tiêu hướng đến, các đơn vị lữ hành sẽ tư vấn kịch bản, báo giá.
Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng đem đến sự hài lòng tối đa cho các doanh nghiệp, bởi nó còn đến từ sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, sự sáng tạo trong kịch bản cũng như hợp lý trong chi phí. Do đó, để chương trình team building diễn ra suôn sẻ, thành công, mang đến tiếng cười, không khí vui vẻ cho tất cả mọi người cũng như đạt được mục tiêu đề ra ban đầu, các doanh nghiệp cần tìm đến các đơn vị tổ chức team building uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm, có sản phẩm đa dạng, đội ngũ sáng tạo, nhiệt huyết để gửi gắm.
Có không gian chiêm nghiệm cuối mỗi chương trình
Ý nghĩa của một chuyến du lịch team building không chỉ ở những nụ cười, những phần thưởng nhận được mà còn là ở những bài học rút ra sau mỗi trò chơi, cuộc đua. Đây được xem là một bước đệm để mỗi thành viên nhận ra được các hạn chế, thiếu sót của bản thân để từ đó nỗ lực hoàn thiện bản thân trong tương lai. Do đó, một chương trình team building sẽ trọn vẹn hơn nếu các thành viên tập hợp lại, cùng lắng nghe những chia sẻ, tâm niệm của những người đứng đầu.
Muốn tổ chức một chương trình team building thực sự không khó, cái khó ở đây là tạo ra được một chương trình thành công, trọn vẹn, có ý nghĩa và để lại ấn tượng tốt đẹp với những người tham gia. Và để làm được điều này, bất kể doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ những lưu ý khi lên chương trình team building như đã chia sẻ ở trên. Đó sẽ là những “gạch đầu dòng” để bạn có thể lần lượt chuẩn bị và thực hiện nó cho bất cứ một chương trình team building nào.
